Une facture impayée, et des relances sans effet
Ce site ne transmet aucune demande.
C’est un guide d’information édité par THE DUG MEDIA LTD. Il n’est pas une société de recouvrement, n’agit pour le compte de personne et ne reçoit aucune demande.
Une société de recouvrement amiable doit être assurée et utiliser un compte réservé aux fonds encaissés pour ses clients. Seuls un commissaire de justice ou un avocat peuvent engager une procédure judiciaire.
La situation est banale et elle coûte cher : la prestation est livrée, la facture est partie, l’échéance est passée, et vos relances restent sans réponse. Avant de confier le dossier, il y a un travail qui vous appartient et que personne ne fera à votre place : réunir les pièces.
Ce qui fait avancer un dossier, et ce qui le bloque
Un dossier d’impayé n’avance pas grâce à l’insistance : il avance grâce aux pièces. La raison est simple. La convention que vous signez avec l’agence doit préciser « le fondement et le montant des sommes dues, avec l’indication distincte des différents éléments de la ou des créances à recouvrer » article R124-3. Ce que vous ne pouvez pas justifier ne peut donc pas être réclamé en votre nom.
La même exigence se retrouve dans la lettre envoyée à votre client, qui doit détailler le fondement et le montant de la somme due, en distinguant le principal, les intérêts et les accessoires article R124-4. Un montant global sans décomposition est la première cause de contestation, et une contestation suspend tout.
Le dossier, du premier document à l’encaissement
- Le devis ou le bon de commande
- La facture et son échéance
- Le bon de livraison ou le procès-verbal de réception
- Les relances déjà envoyées
- Les échanges avec le client
- Les conditions générales de vente
Amiable
Le professionnel mandaté écrit au débiteur dans le cadre fixé par le texte, négocie et encaisse pour votre compte. Aucune mesure de contrainte à ce stade.
Relance formelle
Le dialogue se durcit et se documente : chaque démarche reprend les références et la date du premier courrier. La créance reste réclamée, sans exécution forcée.
Relais judiciaire
Sans accord, seul un titre exécutoire ouvre la contrainte, et elle relève alors d’un commissaire de justice. C’est un changement d’acteur.
Les trois choses que votre dossier doit prouver
Trois choses, et elles ne se valent pas. La créance existe : un bon de commande, un devis signé, un contrat, un échange de courriels qui vaut accord. La prestation a été exécutée : un bon de livraison, un procès-verbal de réception, un relevé d’intervention. La créance est exigible : la facture porte une échéance, et cette échéance est passée.
Les pièces qui portent ces preuves
- Le devis signé ou le bon de commande : il fonde la créance. Sans lui, il reste la preuve par tous moyens, plus longue et plus fragile.
- La facture : avec ses mentions, son échéance et son numéro.
- Le bon de livraison ou le procès-verbal de réception : il prouve l’exécution, celle que votre client contestera s’il cherche à gagner du temps.
- Les relances déjà envoyées : leurs dates comptent : elles montrent la chronologie et, selon les cas, elles ont pu interrompre un délai.
- Les échanges avec le client : un courriel où il reconnaît la dette ou promet un règlement vaut souvent mieux qu’une relance de plus.
- Les conditions générales de vente : elles portent vos clauses de pénalités et vos délais de paiement.
Le moment où il faut passer la main
Il n’y a pas de règle légale qui vous dise quand confier un dossier, mais il y a deux repères objectifs.
Le premier est le silence. Un client qui discute, conteste ou propose un étalement est encore dans la relation commerciale. Un client qui ne répond plus a changé de registre, et le temps joue désormais contre vous.
Le second est le délai de prescription. Une créance commerciale se prescrit en principe par cinq ans, sauf délais spéciaux plus courts article L110-4 du code de commerce. Ce n’est pas une échéance lointaine quand un dossier dort depuis trois ans dans un tableau : comment se compte ce délai, et à partir de quand.
Un troisième cas impose d’agir tout de suite, sans attendre : si votre client fait l’objet d’une procédure collective, le recouvrement ordinaire s’arrête et votre créance doit être déclarée dans un délai court. C’est expliqué dans l’article consacré à la déclaration de créance.
Garder le dossier en interne, ou le confier
Les deux se défendent, et la réponse dépend moins du montant que de votre organisation. La fiche officielle le dit sobrement : l’entreprise gère généralement la relance en interne et peut également déléguer le recouvrement, ce qui représente un coût service-public.gouv.fr.
Ce que change la délégation : un tiers écrit en son nom pour votre compte, dans un cadre imposé, et vous sortez du face-à-face commercial avec votre client. Ce que ça ne change pas : la solvabilité de votre débiteur, et le fait que les frais de la phase amiable vous restent. La décision de gestion, en détail.
Les étapes avant de confier un dossier
Rassembler le dossier
Le montant, l’ancienneté de la créance, la nature du débiteur et les pièces disponibles.
Situer le dossier
La situation se rapproche du cas de figure qui correspond : amiable ordinaire, créance ancienne, débiteur à l’étranger, procédure collective.
Comparer des propositions écrites
Un professionnel sérieux examine les pièces réelles, seule base sur laquelle un dossier s’apprécie, et indique ce qu’il propose et comment il serait rémunéré.
Décider en connaissance de cause
Rien ne commence sans une convention écrite signée par le créancier.
Questions fréquentes
Ma facture date de trois ans, est-ce trop tard ?
Mon client conteste la facture. Est-ce que ça bloque tout ?
Puis-je confier plusieurs factures du même client ?
Dois-je prévenir mon client avant de confier le dossier ?
Que se passe-t-il si mon client paie directement après coup ?
Choisir un professionnel du recouvrement
Les textes et les règles sont publiés ici. Seul l’examen des pièces réelles d’un dossier permet d’en connaître l’issue.