Garder ses relances en interne, ou confier les dossiers
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C’est un guide d’information édité par THE DUG MEDIA LTD. Il n’est pas une société de recouvrement, n’agit pour le compte de personne et ne reçoit aucune demande.
Une société de recouvrement amiable doit être assurée et utiliser un compte réservé aux fonds encaissés pour ses clients. Seuls un commissaire de justice ou un avocat peuvent engager une procédure judiciaire.
La question se pose rarement en termes de principe. Elle se pose le jour où le poste client devient trop lourd pour la personne qui s’en occupe entre deux autres tâches.
Ce que dit la voie officielle, et ce qu’elle ne dit pas
La fiche publique est sobre et mérite d’être citée telle quelle : l’entreprise gère généralement la relance en interne, et elle peut également déléguer le recouvrement à une société de recouvrement, ce qui représente un coût service-public.gouv.fr.
Cette phrase contient tout le sujet. Déléguer n’est ni obligatoire, ni recommandé en soi : c’est une décision de gestion qui s’achète. Reste à savoir ce qu’on achète.
Ce que la délégation déplace réellement
Trois choses changent, et elles ne sont pas de même nature.
Le temps. Relancer sérieusement, c’est tenir une chronologie, écrire, rappeler, tracer. Ce travail existe qu’on le fasse ou non : quand personne ne le fait, ce sont les dossiers qui vieillissent, et un dossier qui vieillit se recouvre moins bien.
La position. Tant que vous relancez vous-même, vous êtes à la fois le fournisseur et le créancier. Le jour où un tiers écrit en votre nom, vous sortez du face-à-face, et c’est souvent ce déplacement qui débloque une situation figée, plus que la fermeté du courrier.
Le cadre. Un professionnel mandaté travaille sous un régime précis : convention écrite préalable, compte dédié aux fonds encaissés, mentions obligatoires dans la lettre au débiteur article R124-3, article R124-2, article R124-4. Ce cadre vaut aussi pour vous : il rend le travail vérifiable.
Ce que la délégation ne réglera pas
Il faut le dire avec la même netteté, parce que c’est là que les déceptions se logent.
Elle ne rend pas votre débiteur solvable. Aucune organisation, aucun prestataire, aucune insistance ne crée de la trésorerie chez quelqu’un qui n’en a pas.
Elle ne met pas les frais sur votre client. En phase amiable, sans titre exécutoire, ils restent au créancier article L111-8. Le calcul de l’externalisation se fait donc en net : ce que vous récupérez, moins ce que vous payez pour le récupérer.
Elle ne remplace pas un dossier complet. Ce que vous ne pouvez pas justifier ne sera pas réclamé en votre nom : les pièces à réunir restent votre part du travail.
Elle ne ressuscite pas une créance prescrite : le délai continue de courir pendant que le dossier attend sur un coin de bureau.
Comment se décide le choix, en pratique
- Le volume. Un impayé par trimestre se traite en interne. Un flux régulier appelle une organisation, et c’est là que l’abonnement prend son sens plutôt que le dossier isolé.
- L’ancienneté moyenne de votre poste client. Si vos relances partent trois mois après l’échéance, le problème est d’abord d’organisation interne, et déléguer ne le corrigera pas.
- La relation commerciale. Un client stratégique avec qui la discussion reste ouverte ne se traite pas comme un client parti sans laisser d’adresse.
- Le type de débiteur. Un professionnel et un particulier ne relèvent pas des mêmes réflexes, et la nature du débiteur fait partie des éléments qu’un professionnel vous demandera d’emblée.
- Les pièces. Un dossier complet se confie utilement. Un dossier sans preuve d’exécution se prépare d’abord.
Comment une agence se rémunère
Il n’existe aucun barème réglementaire des honoraires de recouvrement. Ce que la loi impose, c’est que la convention signée avant toute intervention précise les conditions de détermination de la rémunération à la charge du créancier article R124-3. Le prix se discute et s’écrit avant de commencer, il ne se découvre pas après.
Au résultat
Une part des sommes effectivement encaissées. Le professionnel n’est payé que sur ce qui rentre, ce qui aligne son intérêt sur le vôtre, mais la part est d’autant plus élevée que le dossier est difficile.
Au forfait
Un montant par dossier, connu d’avance, indépendant du résultat. Lisible pour votre trésorerie, à condition de savoir ce qu’il couvre exactement et où il s’arrête.
Par abonnement
Une formule pour un flux régulier d’impayés plutôt que pour un dossier isolé. Le volume réellement traité sert à la juger, et le tarif affiché ne suffit pas.
Ce qui fait varier le montant est connu, même si le montant ne l’est pas : l’ancienneté et le montant de la créance, la nature du débiteur, les pièces dont vous disposez, et le nombre de dossiers confiés. Le détail dans l’article consacré à la rémunération.
Les étapes avant de confier un dossier
Rassembler le dossier
Le montant, l’ancienneté de la créance, la nature du débiteur et les pièces disponibles.
Situer le dossier
La situation se rapproche du cas de figure qui correspond : amiable ordinaire, créance ancienne, débiteur à l’étranger, procédure collective.
Comparer des propositions écrites
Un professionnel sérieux examine les pièces réelles, seule base sur laquelle un dossier s’apprécie, et indique ce qu’il propose et comment il serait rémunéré.
Décider en connaissance de cause
Rien ne commence sans une convention écrite signée par le créancier.
Questions fréquentes
Externaliser coûte-t-il plus cher que relancer soi-même ?
Puis-je confier un seul dossier ?
Est-ce que je perds la main sur la relation avec mon client ?
Que devient le dossier si le client paie pendant la procédure ?
Faut-il externaliser avant ou après avoir relancé soi-même ?
Choisir un professionnel du recouvrement
Les textes et les règles sont publiés ici. Seul l’examen des pièces réelles d’un dossier permet d’en connaître l’issue.