Les pièces qui font avancer un dossier, et celles qui le bloquent
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Un dossier d’impayé avance quand il tient debout tout seul, sans que vous ayez à raconter l’histoire. Voici ce que cela veut dire concrètement, et pourquoi le texte lui-même l’impose.
Pourquoi le détail compte plus que le total
C’est une exigence écrite. La convention conclue avec le créancier doit indiquer « le fondement et le montant des sommes dues, avec l’indication distincte des différents éléments de la ou des créances à recouvrer sur le débiteur » article R124-3.
La même exigence se retrouve dans la lettre adressée à votre client, qui doit porter le fondement et le montant de la somme due en principal, intérêts et autres accessoires, en distinguant les différents éléments de la dette article R124-4.
Autrement dit : un montant global est une invitation à la contestation. Une somme décomposée se discute ligne par ligne, et chaque ligne qui tient réduit d’autant la marge de manœuvre du débiteur.
Les trois choses que votre dossier doit prouver
Elles ne se valent pas, et la troisième est celle qu’on oublie.
Que la créance existe. Un devis signé, un bon de commande, un contrat, parfois un échange de courriels qui vaut accord. C’est le fondement : sans lui, il reste la preuve par tous moyens, plus longue et plus fragile.
Que la prestation a été exécutée. Un bon de livraison, un procès-verbal de réception, un relevé d’intervention. C’est la pièce que votre client contestera s’il cherche à gagner du temps, et c’est souvent celle qui manque.
Que la somme est exigible. La facture porte une échéance, et cette échéance est passée. Une créance dont le terme n’est pas échu ne se réclame pas encore.
Ce qu’on oublie presque toujours
- Les relances déjà envoyées, avec leurs dates. Elles établissent la chronologie, et cette chronologie est ce qui distingue un client distrait d’un client qui ne répond plus.
- Les échanges où le client reconnaît la dette, même informels. Un courriel qui promet un règlement pour la fin du mois vaut souvent mieux qu’une relance de plus.
- Les conditions générales de vente applicables à la commande, qui portent vos clauses de paiement.
- Les coordonnées à jour du bon interlocuteur, et l’identification exacte du débiteur : la société qui a commandé n’est pas toujours celle qui exploite.
- Les avoirs et acomptes déjà passés. Un dossier qui réclame une somme déjà partiellement réglée perd sa crédibilité entière sur une seule ligne fausse.
Le dossier, et ce qui se passe ensuite
Une fois les pièces réunies, deux choses deviennent possibles. La première est de décider en connaissance de cause si vous gardez le dossier ou si vous le confiez : le déclencheur et le moment de passer la main. La seconde est de le transmettre tel quel, sans reconstitution : préparer son dossier.
Un mot sur l’ordre des choses, parce qu’il est contre-intuitif : mieux vaut confier un dossier complet un peu plus tard qu’un dossier incomplet tout de suite. Le professionnel ne peut réclamer que ce que vous pouvez justifier, et une réclamation mal fondée donne au débiteur exactement l’argument qu’il cherchait.
Pour aller au concret
Pour aller plus loin : Facture impayée · Confier une créance.
Questions fréquentes
Je n’ai pas de bon de commande signé, est-ce perdu ?
Faut-il fournir les originaux ?
Mon client a payé une partie, que faut-il déclarer ?
Les pénalités de retard doivent-elles figurer au dossier ?
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Une société de recouvrement amiable doit être assurée et utiliser un compte réservé aux fonds encaissés pour ses clients. Seuls un commissaire de justice ou un avocat peuvent engager une procédure judiciaire.